Težave pri vnosu podatkov v Excel

894 ogledov

Kadar anketiranje izvajamo z anketo na papirju, moramo odgovore iz vseh anket za namen analiziranja najprej pretvoriti v elektronsko obliko. Najpogostejši način priprave baze podatkov je kar v Excelu, saj podatke v takšni obliki kasneje lahko relativno enostavno uporabimo tudi v programu SPSS.

Pri vnašanju odgovorov anketirancev v Excel se naše stranke srečujejo z različnimi težavami. V nadaljevanju predstavljamo odgovore na najpogostejša vprašanja.

1. V primeru, da anketiranec na vprašanje ni odgovoril, naj v Excelu pustim prazno celico ali kako drugače označim, da odgovora ni (npr. z / ali X ali .)?

Povsod, kjer anketiranec ni podal odgovora, pustite celico prazno. Tako ob prenosu podatkov v SPSS program prazne celice avtomatsko zazna kot manjkajoče vrednosti in jih tako tudi obravnava pri analizi.

Ni odgovoril

2. Kako naj vnesem odgovor na anketno vprašanje, kjer so anketiranci podali svoje komentarje (torej so odgovor zapisali in ne le obkrožili)?

V primeru odprtega vprašanja podatke vnesete tako, da v eno celico napišete celotno vsebino komentarja/odgovora. Medtem ko pri zaprtih vprašanjih vnesete v eno celico eno številko (npr. pri če je anketiranec na lestvici ocen od 1-5 označil 4, v celico vnesete številko 4).

Odprti odgovori

3. Kako naj vnesem odgovore v primeru vprašanja z več možnimi odgovori? Ali v eno celico kar vnesem npr. 1, 3, 5?

Vnos podatkov vprašanja z več možnimi odgovori zahteva drugačno obliko vnašanja. Poglejmo na primeru vprašanja »Kje pridobivate informacije o novih izdelkih?« z možnimi odgovori: a) na televiziji, b) na internetu, c) na radiu, d) od prijateljev in znancev.

Vsak izmed štirih možnih odgovorov mora v Excelu predstavljati en stolpec. V kolikor je anketiranec odgovoril z a) in c), moramo v stolpcu ‘na televiziji’ in v stolpcu ‘na radiu’ vnesti številko 1, v vseh preostalih stolpcih pa številko 0.

Več možnih odgovorov

4. Kaj če je anketiranec na vprašanje z lestvico ocen 1 do 5, kjer bi moral označiti eno oceno označil kar dve oceni npr. 3 in 4? Katero oceno potem vnesem?

V tem primeru gre praviloma za neveljavni odgovor, ki ga obravnavamo kot manjkajočo vrednost oz. kot da anketiranec ni odgovoril. Torej celico pustimo prazno in odgovora ne vnesemo.

5. Kaj če je anketiranec na vprašanje »Zaradi česa ste se največkrat pritožili?«, kjer je bil pričakovan en odgovor, izmed štirih možnih označil kar tri odgovore (pokvarjen izdelek, previsoka cena, napačno vračilo denarja)? Kateri odgovor vnesem v bazo podatkov?

Tudi v tem primeru gre praviloma za neveljavni odgovor, ki ga obravnavamo kot manjkajočo vrednost oz. kot da anketiranec ni odgovoril.

V kolikor pa zaznamo med vsemi anketami, da je veliko anketirancev tu označevalo več odgovorov, potem je smiselno vnos podatkov prilagoditi in preoblikovati na način, kot da gre za vprašanje z več možnimi odgovori.

6. Kaj če napišejo ‘od-do’, npr. od 3-5 ur ali pa od 90-110 km? Kako tak odgovor vnesem v tabelo?

‘Od-do’ odgovori so vedno problematični. Ker gre v tem primeru za vprašanje, kjer bi moral anketiranec odgovoriti z eno številko, gre praviloma za neveljavni odgovor. Če je takšnih odgovorov veliko in bi s tem izgubili veliko podatkov predlagamo, da izberete povprečno ali srednjo številko med razponom, ki so ga navedli.

Takšne težave sicer lahko preprečimo že v fazi priprave anketnega vprašanja. Možna sta vsaj dva načina izboljšanja vprašanja, in sicer:

  1. anketirancem podamo jasno navodilo, da naj zapišejo eno številko (in ne razpon) – v tem primeru ohranimo odprti tip vprašanja;
  2. že v naprej podamo kategorije odgovorov, kjer oblikujemo določene razrede npr. od 3 do 5 ur, od 6 do 8 ur itn. ter dodamo možnost odgovora ‘drugo’ – v tem primeru vprašanje spremenimo v zaprti tip.

 

Poleg vnašanja podatkov v Excel pa lahko bazo podatkov oblikujete tudi na drug način, tj. oblikujete spletno anketo in vnos podatkov opravite s klikanjem. Takšen način je zagotovo bolj prijazen do vas kot vnašalca, saj praktično ne dopušča možnosti napak (v smislu, da vnesete napačno številko odgovora) in vas ne spravlja v dilemo (v smislu ‘kaj moram vnesti, če odgovora ni?’), bazo podatkov pa po končanem vnosu izvozite v ustrezno obliko (bodisi v Excel, bodisi že v SPSS obliko).

Med predstavljenimi odgovori niste našli rešitve za vašo težavo pri vnosu podatkov? V podjetju BenSTAT vam bomo z veseljem svetovali in poskrbeli za pravilen vnos podatkov. Oglasite se: info@benstat.si